外国人雇用状況の届出とは？雇入れ・離職時の期限・様式・罰則をわかりやすく解説

外国人を雇うときの手続きというと、在留資格の確認やビザ申請に目が行きがちですが、もうひとつ、すべての事業主に義務づけられている手続きがあります。それが「外国人雇用状況の届出」です。外国人を雇い入れたとき、そして離職したときに、その都度ハローワークへ届け出るもので、会社の規模や業種を問わず、アルバイト1人でも対象になります。「監理団体や登録支援機関がやってくれているはず」と思い込んでいたら実は誰も出していなかった——という事態も起こりがちです。本記事では、届出の対象・様式・期限・罰則と、混同しやすい入管への届出との違いを整理します。

誰が対象？——「外交・公用・特別永住者以外の外国人」全員

外国人雇用状況の届出は、労働施策総合推進法にもとづく事業主の義務です。対象になるのは、在留資格「外交」「公用」の方と特別永住者を除く、すべての外国人労働者。つまり、特定技能や技能実習はもちろん、留学生のアルバイト、身分系の在留資格（永住者・日本人の配偶者等など）で働く方も、全員が届出の対象です。

ポイントは、雇用形態を問わないこと。正社員だけでなく、パート・アルバイトの雇入れ・離職も1件ずつ届出が必要です。「フルタイムの人だけ届ければよい」という誤解が、届出漏れのいちばん多いパターンです。

様式と期限は「雇用保険に入るかどうか」で変わる

届出の方法は2通りあり、その方が雇用保険の被保険者になるかどうかで分かれます。

• 雇用保険の被保険者になる場合：専用の届出を別に出す必要はなく、雇用保険の資格取得届・資格喪失届に外国人情報の欄を記載して提出すれば、それが届出を兼ねます。期限は雇用保険の手続きと同じで、雇入れは翌月10日まで、離職は被保険者でなくなった日から10日以内です。
• 被保険者にならない場合（週の所定労働時間が短い留学生アルバイトなど）：専用の様式（届出書）で届け出ます。期限は雇入れ・離職ともに翌月末日までです。

記載するのは、氏名・在留資格・在留期間・生年月日・性別・国籍地域・在留カード番号・資格外活動許可の有無など。在留カード番号は記載が必須のため、雇入れ時に在留カードの原本を確認し、番号と期限を控えておくことが前提になります。窓口や郵送のほか、専用のオンラインシステム（外国人雇用状況届出システム）からの電子届出も可能です。

「雇用保険の手続きはしたが、外国人欄の記載が漏れていた」「雇用保険に入らないアルバイトだから何も出していなかった」——どちらも実務でよくある落とし穴です。雇用保険の手続き＝届出完了、とは限らない点に注意してください。

届出漏れの罰則と、混同しやすい「入管への届出」

届出を怠ったり虚偽の届出をしたりした場合は、30万円以下の罰金の対象になります。金額の問題だけでなく、届出状況は雇用関係助成金の手続きなどでも確認されるため、漏れがあると後々の申請でつまずくことにもなりかねません。助成金活用を考えている企業ほど、足元の届出を固めておく必要があります（助成金の全体像は「外国人雇用で使える助成金まとめ」をご覧ください）。

もうひとつ押さえたいのが、入管（出入国在留管理庁）関係の届出とは別物だということです。転職時などに外国人本人が入管へ行う「所属機関等に関する届出」や、特定技能所属機関としての定期届出・随時届出は、制度も提出先も異なります。どちらかを済ませても、もう一方は免除されません。「ハローワークへの届出」と「入管への届出」を分けて管理台帳に載せておくと、抜け漏れを防ぎやすくなります。

「その都度あわてない」ために、情報を一元化しておく

届出そのものは難しい手続きではありません。難しいのは、雇入れ・離職のたびに、正確な在留情報をすぐ取り出せる状態を保つことです。在留カード番号や在留期限が台帳から抜けていると、届出のたびに本人へ確認して回ることになり、期限にも間に合いにくくなります。日頃から在留資格・期限・番号を一元管理しておけば、届出は「その都度あわてる作業」から「転記するだけの作業」に変わります。在留情報の管理の考え方は「在留資格の管理を効率化｜期限切れを防ぐダッシュボード活用術」で詳しく解説しています。