外国人社員が退職するとき企業がすべき手続き｜届出から脱退一時金まで

外国人雇用の解説記事は「入社時」の手続きに集中しがちですが、実務で抜け漏れが起きやすいのはむしろ「退職時」です。在留外国人が428万人と過去最多を更新し、特定技能では同一分野内の転職も制度上可能——人材が動く時代になった今、外国人社員の退職対応は「まれな出来事」ではなく人事の日常業務です。そして退職時には、日本人と共通の手続きに加えて、外国人ならではの法定の届出がいくつも重なります。怠ると罰金の対象になるもの、本人の年金や税金で数十万円単位の損につながるものもあります。本記事では、外国人社員が退職するときに企業がすべきことを、「法律上の義務」「日本人と同じだが注意が要るもの」「義務ではないが案内したいこと」の3層に分けて整理します。

法律上の義務——「外国人雇用状況届出」は離職時も必要、特定技能は入管への随時届出も

まず絶対に落とせないのが、外国人雇用状況の届出です。労働施策総合推進法にもとづくこの届出は、雇入れ時だけでなく離職時にも義務があり、対象はアルバイトを含むすべての外国人労働者（特別永住者と在留資格「外交」「公用」を除く）です。雇用保険の被保険者なら、雇用保険被保険者資格喪失届（離職日の翌日から10日以内）に在留資格・在留期間などを記載することで届出を兼ねられます。被保険者でない場合は、様式第3号を離職日の翌月末日までにハローワークへ提出します。届出を怠ったり虚偽の届出をしたりすると30万円以下の罰金の対象で、退職理由が自己都合か会社都合かは関係ありません。

特定技能外国人の場合は、これに加えて出入国在留管理庁への随時届出が必要です。特定技能雇用契約が終了したときは、事由が生じた日から14日以内に「特定技能雇用契約に係る届出」を行います。経営悪化などで受け入れの継続が難しくなった場合には「受入れ困難に係る届出」も必要です。四半期ごとの定期届出と違い、随時届出は退職が発生したその都度の義務で、登録支援機関に支援を委託していても届出義務は受け入れ企業に残ります。技能実習（2027年4月からは育成就労）では、実習の継続が困難になった場合の外国人技能実習機構への届出など、監理団体・機構を通じた手続きが発生するため、監理団体に連絡して指示を受けるのが確実です。なお、本人の側にも「契約機関に関する届出」（退職から14日以内に入管へ届け出る義務）があります。本人任せでは忘れられがちなので、退職手続きの案内に一言添えてあげると、本人の次回の在留期間更新や永住申請でのつまずきを防げます。

日本人と同じ手続きにも「外国人ならでは」の注意点——社会保険・住民税・源泉徴収票

社会保険の資格喪失届（健康保険・厚生年金は退職日から5日以内、雇用保険は10日以内）や離職票の交付、源泉徴収票の交付（退職後1か月以内）は日本人と同じです。外国人ならではの注意は、本人が帰国するケースに集中します。第一に住民税。給与天引き（特別徴収）していた住民税は前年の所得に対して課税されているため、退職後にも納付すべき残額が残ります。1月1日から5月31日の退職なら最後の給与・退職金からの一括徴収が原則、6月1日から12月31日の退職なら本人の申出により一括徴収か普通徴収（本人納付）への切り替えを選びます。帰国する人を普通徴収に切り替えると納付が事実上困難になるため、出国する人は時期を問わず一括徴収で清算するか、納税管理人を選任してもらうのが実務の基本です。「帰国したら住民税の納付書が届いて払えない」というトラブルは、本人にとっても市区町村にとっても不幸でしかありません。

第二に所得税。年の途中で出国して非居住者となる場合は、出国の時までに年末調整に準じた精算が必要になることがあります（年末調整の外国人対応はこちら）。第三に書類の渡し方。源泉徴収票・離職票・退職証明書などは、帰国後の海外住所に郵送しても届かない、届いても次の手続きに間に合わないということが起きがちです。渡せる書類はできる限り出国前に手渡す、難しいものはメールで受け取れる連絡先を確認しておく——この一手間が、後からの国際郵便や問い合わせ対応を丸ごと省いてくれます。

義務ではないが必ず案内したい——脱退一時金と、転職者への対応

帰国する社員には、厚生年金・国民年金の脱退一時金をぜひ案内してください。被保険者期間が6か月以上あれば、出国後2年以内に日本年金機構へ請求することで、最大5年（60か月）分相当の一時金を受け取れます。「日本の年金は掛け捨て」という誤解は根強く、この制度を知らずに帰国してしまう人が少なくありません。厚生年金の脱退一時金には20.42%の源泉徴収がかかりますが、納税管理人を選任して還付申告をすれば一部が戻ることまで案内できると、なお丁寧です。請求には基礎年金番号や銀行口座の情報が必要になるため、在職中・出国前に必要書類を一緒に確認しておくのが現実的です。

国内で転職する社員については、会社がすべき手続きは上記の届出類で完結しますが、知っておきたいのが在留資格の扱いです。退職しても在留期間内は適法に在留できますが、就労系の在留資格で正当な理由なく3か月以上活動していないと在留資格取消しの対象になり得ます。円満に送り出しつつ退職証明書などを速やかに交付することは、本人の転職先での在留手続きを助けます。そしてもう一つ。外国人コミュニティは狭く、退職者の口コミは採用市場での会社の評判に直結します。求人倍率が上がり人材獲得競争が本格化するなかで、「辞め方」の体験は次の採用の入口です。退職対応を事務処理で終わらせず、辞める理由を聞き取って定着施策に反映するところまでが、受け入れ企業の実務だと考えておきましょう。

退職対応は、入社時と違って「待ったなし」でやってきます。退職の申し出から最終出社日までの短い期間に、届出・税・年金・書類を漏れなく進めるには、誰がいつまでに何をするかのチェックリストを事前に用意しておくことに尽きます。そして中長期では、退職のたびに発生するこの負荷こそ、定着支援に投資する理由でもあります。辞める人への誠実な対応と、辞めない職場づくり——この両輪が、人材が動く時代の外国人雇用の足腰になります。